Una actualización práctica para los empleadores de Texas sobre los recientes cambios en la aplicación de la ley en los centros de trabajo.
Si su empresa emplea trabajadores en Texas, especialmente en los sectores de construcción, hotelería, procesamiento de alimentos, agricultura, almacenamiento u otras industrias con alta demanda de mano de obra, los riesgos relacionados con el cumplimiento del Formulario I-9 han aumentado considerablemente. El Servicio de Inmigración y Control de Aduanas de Estados Unidos (ICE) modificó recientemente la forma en que realiza las auditorías I-9, y las consecuencias financieras para los empleadores son ahora mucho más severas.
Esto es lo que cambió y lo que las empresas deberían estar haciendo desde ahora.
El cambio principal
El 16 de marzo de 2026, ICE actualizó sus directrices para las inspecciones del Formulario I-9. El cambio más significativo es que varios errores de documentación que anteriormente se consideraban infracciones “técnicas” —errores que los empleadores podían corregir durante una auditoría sin recibir sanciones— ahora se clasifican como infracciones sustantivas.
Este cambio tiene dos consecuencias inmediatas:
1. Las sanciones pueden aplicarse de inmediato.
Las infracciones sustantivas pueden dar lugar a multas que oscilan aproximadamente entre $288 y $2,861 por formulario. Si una auditoría detecta problemas en decenas de formularios I-9, los costos pueden aumentar rápidamente.
2. El período de corrección ya no se aplica a esos errores.
En el pasado, ICE solía emitir una Notificación de Fallas Técnicas o de Procedimiento y otorgaba a los empleadores alrededor de diez días hábiles para corregir los errores.
Las infracciones que ahora se consideran sustantivas, por lo general, ya no reciben esa oportunidad de corrección.
Al mismo tiempo, los recursos federales destinados a la fiscalización se han ampliado. El personal de ICE ha aumentado, se han asignado fondos adicionales para actividades de cumplimiento y más empleadores en todo el país están recibiendo Notificaciones de Inspección (NOI).
Por qué los empleadores de Texas deben prestar atención
Muchas de las industrias que están recibiendo un mayor nivel de supervisión son fundamentales para la economía de Texas.
Al mismo tiempo, un gran número de empresas sigue dependiendo de prácticas obsoletas para la gestión de formularios I-9: archivos en papel almacenados de forma inconsistente, controles deficientes para la reverificación de autorizaciones de trabajo, procedimientos de incorporación descentralizados o supervisores que completan la Sección 2 sin la capacitación adecuada.
Bajo el marco actualizado, estos problemas administrativos rutinarios pueden convertirse en infracciones sustantivas.
Cinco medidas que los empleadores deberían tomar este trimestre
1. Realice una autoauditoría con asesoría legal.
Una auditoría I-9 dirigida por un abogado ayuda a identificar problemas corregibles antes de que ocurra una inspección.
Además, documenta un esfuerzo de cumplimiento realizado de buena fe, lo que puede ayudar a reducir sanciones si posteriormente se detectan infracciones.
2. Centralice el proceso I-9.
Las diferencias en las prácticas entre gerentes o ubicaciones generan inconsistencias, y las inconsistencias generan riesgos.
Estandarizar las responsabilidades y los procedimientos reduce errores evitables.
3. Mejore el seguimiento de las reverificaciones.
A medida que el Departamento de Seguridad Nacional (DHS) acorta los períodos de validez de ciertos documentos de autorización de trabajo, las reverificaciones omitidas se están convirtiendo en una fuente cada vez mayor de responsabilidad legal.
Los empleadores necesitan un sistema de seguimiento confiable, no simplemente recordatorios en el calendario.
4. Cree un plan de respuesta para una Notificación de Inspección.
Una vez que llega una NOI, los empleadores generalmente tienen solo tres días hábiles para presentar los registros solicitados.
Rara vez ese plazo es suficiente para crear un proceso de respuesta desde cero. Defina con anticipación quién gestionará las comunicaciones, dónde se almacenan los registros y cuándo debe involucrarse el asesor legal.
5. Capacite a los gerentes en los aspectos básicos.
Muchos errores en los formularios I-9 ocurren durante el proceso de incorporación cuando los supervisores intentan actuar con rapidez.
Una capacitación breve sobre las normas de revisión documental y los requisitos de no discriminación puede prevenir muchas de las infracciones más comunes.
Conclusión
Durante años, el cumplimiento de los requisitos del Formulario I-9 recibió relativamente poca atención en muchas empresas. Hoy en día, ese enfoque implica riesgos mucho mayores.
Las auditorías están aumentando, las sanciones son más elevadas y los empleadores tienen menos flexibilidad para corregir errores una vez que una inspección ha comenzado.
Si desea una revisión confidencial de su proceso I-9 antes de que ocurra una auditoría, estaré encantado de conversar sobre ello.
Esta publicación tiene únicamente fines informativos generales y no constituye asesoramiento legal. Los empleadores deben consultar con un abogado sobre sus circunstancias específicas.
